دیجیتالسازی به عنوان یکی از روشهای عمده ساخت آثار دیجیتالی، تبدیل نسخه چاپی به الکترونیکی با استفاده از اسکن کردن و استفاده از برنامه نرم افزاری ویرایش محتوا است. چهار مرحله از فرایند دیجیتال سازی منابع بر اساس استاندارد بین المللی مدیریت اسناد " ایزو 15489" عبارت است از:
مرحله اول انتخاب: پیشنهاد ارزیابی، گزینش، بهینه سازی منابع و شفاف کردن حق نسخه برداری، مشترک شدن (تجاری یا دانشگاهی)، ارزیابی شرایط، آماده سازی برای پویش، برنامه ریزی طرح
مرحله دوم دیجیتال سازی: اطمینان از کیفیت، ثبت محتوا، ابر داده ساختاری مدیریت فایل
مرحله سوم ایجاد پایگاه داده: تحلیل، بازاریابی، ارزیابی کاربر
مرحله چهارم: پایداری طولانی مدت
کتابخانه سازمان به عنوان یک کتابخانه هیبرید مجموعه سازی و فراهم آوری منابع دانشی خود را در دو شکل چاپی و الکترونیکی انجام می دهد. یکی از برنامه های این مرکز، تهیه نسخه دیجیتال منابع چاپی است که ارزش ماندگاری بلند مدت دارد. در همین راستا، با هدف دیجیتال سازی منابع دانشی سازمان، اسکنر های موجود در بازار شناسایی و پس از تحقیق وبررسی، با حمایت معاونت توسعه منابع و پشتیبانی، نسبت به تهیه اسکنر ایرانی حفیظ اقدام گردید. ازجمله ویژگی های این اسکنر عبارت است از:
اولین اسکنر کتاب به صورت کوچک و رومیزی با ویژگی کامپکت 120 درجه
اولین اسکنر با مدل ابداعی حرکت مفصلی رحل تسطیح کننده صفحات کتاب با حسگرهای پیشرفته برند Canon با عملکرد اتوماتیک توسط موتورهای پیشرفته SERVO
موفقیت در پروژه دیجیتال سازی تا اندازه زیادی بستگی به ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد. از جمله ابزار های مهم کامپیوتری که می تواند در این پروژه مورد استفاده قرار بگیرند، تجهیزات دیجیتال سازی ( اسکنر، دوربین های دیجیتالی، دستگاه های تبدیل فایل های صوتی و تصویری به دیجیتال) است. در این راستا کتابخانه و مرکز اسناد به منظور آشنایی و بهره برداری بخش های مختلف سازمان از این دستگاه، اقدام به برگزاری کارگاه آموزشی " دیجیتال سازی منابع دانشی " کرده است.
نظر شما